В Адміністрації президента України вже розпочато роботу з переходу на електронний документообіг.
Про це, як повідомляє прес-служба президента України, сказав заступник глави АП Дмитро Шимків.
«Припиняємо паперовий документообіг та переходимо на електронну обробку документів. Це стосується розпоряджень з питань основної діяльності, доручень керівництва АПУ, службових, доповідних записок, заявок різних структурних підрозділів, інших документів, якими обмінюються підрозділи», - сказав він, зазначивши, що паперовий документообіг скасовано розпорядженням глави АП від 19 серпня.
Як зазначив Шимків, мова йде про перехід на активне використання електронної пошти, оскільки більшість питань можна вирішити саме за її допомогою. Зараз готується положення про принципи листування, визначення важливості листів і т.д.
Читайте такожЕлектронні технології в АП запровадять в середині серпня - заступник глави АП
Запровадження електронного документообігу сприятиме не лише оптимізації роботи службовців АП, а й дасть змогу прискорити та поліпшити процеси обміну інформацією, ухвалення рішень, переконаний заступник глави АП. «Ми повинні побудувати нову модель взаємодії, покращити її. Ми зараз оптимізуємо свою роботу, будуємо ефективні процеси з використанням сучасних технологій», - зазначив він.
За словами Шимківа, завдяки підвищеному захисту співробітники Адміністрації матимуть не лише постійний та оперативний доступ до службової кореспонденції через мобільні пристрої зв’язку, а й до інформації про всіх посадовців. «Ця система значно розширює можливості кожного працівника. Він зможе оперативно опрацьовувати матеріали, узгоджувати графіки роботи, працювати з документами, організовувати наради, відео-конференції серед посадовців», - підкреслив заступник глави АП.
Скасовується функція контролю за виконанням доручень як така, обов’язкове візування документів. «Ці невеликі кроки починають систематизувати перехід на сучасний метод прийняття рішення, в якому немає потреби контролювати. Віднині це відповідальність і свідомість кожного працівника», - додав Шимків.
Читайте також"Електронний уряд" повноцінно запрацює до кінця вересня
Департамент контролю, реєстрації кореспонденції та відстежування виконання залишається лише в частині вхідної кореспонденції, прийому звернення громадян. «Все це прискорить процеси. Ми зможемо працювати ефективніше, а не генерувати купу паперів», - підкреслив він.
Основні процеси щодо переходу АП на нову систему роботи планується завершити до кінця серпня, а до кінця вересня – оптимізувати взаємодію за більшістю процесів між структурними підрозділами. Однак, процес налагодження і вдосконалення системи буде постійним, зважаючи на розвиток сучасних технологій.
Стосовно подальших перспектив впровадження електронного документообігу, Шимків зазначив, що «наступним етапом має стати побудова такої системи взаємодії Адміністрації президента з Кабінетом міністрів. Далі – налагодження зв’язку з райдержадміністраціями».
