В Україні власники трудових книжок, оформлених до 1 січня 2004 року, можуть перетворити їх в електронний формат. Оцифровка зберігає відомості про стаж і допомагає правильно розрахувати майбутню пенсію. Юристка Ілона Елізбарян в коментарі УНІАН пояснила, хто повинен це зробити і де оцифрувати трудову книжку в Україні, а також чи можна залишити паперовий варіант.
Раніше ми також розповідали, як оформити електронне пенсійне посвідчення і навіщо воно потрібне.
- Хто повинен оцифрувати трудову книжку в Україні - коли це потрібно зробити
- Чи можна оцифрувати трудову книжку в Пенсійному фонді або ЦНАП
- Як оцифрувати трудову книжку самостійно
- Як зрозуміти, що трудова книжка оцифрована в Україні
- Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку
Хто повинен оцифрувати трудову книжку в Україні - коли це потрібно зробити
Як розповіла УНІАН юристка Ілона Елізбарян, оцифрування трудової книжки - це процес, під час якого ви здійснюєте перетворення наявної у вас паперової трудової книжки в електронну скановану копію.
Мета цього - збереження відомостей про трудову діяльність, що охоплює період до 1 січня 2004 року. Ці відомості потрібно надати Пенсійному фонду України і надалі вони будуть враховані для автоматичного визначення розміру пенсії.
"Якщо трудова книжка не буде оцифрована, ви не втратите стаж, але є ймовірність того, що в Пенсійному фонді не буде певних відомостей про наявний у вас трудовий стаж, і його не врахують. Неврахування певного стажу може вплинути на розмір майбутньої пенсії особи", - пояснює фахівчиня.
Оцифрувати трудову книжку рекомендують особам, у яких офіційна трудова діяльність була розпочата до 1 січня 2004 року. У громадян є час зробити це до 10 червня 2026 року. Відомості про трудовий стаж будуть внесені до Реєстру застрахованих осіб.
Також багатьох цікавить питання, чи потрібно пенсіонеру оцифрувати трудову книжку? "Я вважаю, що у людей, які вже є пенсіонерами і не працюють, немає необхідності оцифровувати трудову книжку. Але якщо особа - пенсіонер, вже не працює, але планує здійснювати перерахунок пенсії, то в такому випадку оцифрування трудової книжки доцільне, щоб Пенсійний фонд врахував трудову діяльність, яка могла бути не врахована", - радить Елізбарян.
Чи можна оцифрувати трудову книжку в Пенсійному фонді або ЦНАП
Як пояснює експертка, законом передбачено два шляхи, як можна оцифрувати трудову:
- у Пенсійному фонді;
- самостійно - через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Як оцифрувати трудову книжку в Пенсійному фонді: потрібно зі своєю трудовою звернутися до територіального органу Пенсійного фонду - так можуть вчинити ті особи, яким це важко зробити через інтернет.
Щодо того, чи можна оцифрувати трудову книжку в ЦНАП, то нормативними актами прямо не передбачено оцифрування трудової книжки через цей центр.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно
Юристка розповіла докладний алгоритм, як самостійно оцифрувати трудову. Але перш ніж це робити, слід врахувати деякі моменти:
Є дуже важливий нюанс щодо сканування трудової книжки - вона обов'язково повинна бути в кольоровому форматі, чорно-білий не підходить. Якщо ви скануєте кожну сторінку окремо, то це повинен бути JPEG-файл. Якщо ж ви хочете відправити всі відскановані сторінки документа разом, то це повинен бути PDF-файл. Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 мегабайт.
Весь процес оцифрування відбувається так:
- потрібно знайти в інтернеті веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України, зайти в особистий кабінет, скориставшись кваліфікованим електронним підписом (КЕП);
- зліва на сайті вибрати вкладку "Відомості про трудову книжку" і зайти в цей розділ;
- у наступному вікні необхідно буде завантажити трудову книжку, а нижче потрібно поставити галочку - таким чином погодитися на те, що ви даєте згоду на обробку своїх персональних даних;
- після цього слід натиснути кнопку "Підписати за допомогою КЕП і надіслати до Пенсійного фонду України".
Згодом оцифрована трудова книжка завантажиться і буде доступна працівникам ПФУ для підрахунку вашого стажу, набутого до 1 січня 2004 року.
Також, каже експертка, якщо особа пенсійного віку ще працює офіційно, то оцифруванням трудової книжки може займатися роботодавець. Але прямої вказівки в законодавстві про те, що це зобов'язаний робити роботодавець, немає.
Як зрозуміти, що трудова книжка оцифрована в Україні
У свою чергу Пенсійний фонд України надав роз'яснення, як перевірити, чи оцифрована трудова. Для цього потрібно:
- зайти на веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), Bank ID або через Дія. Підпис;
- в особистому кабінеті перейти до розділу "Електронна трудова книжка";
- потім вибрати вкладку "Оцифрована ЕТК" - там ви побачите результати оцифрування даних.
Також у розділі "Мої звернення" в пункті "Повідомлення" можна переглянути статус звернення - якщо під час обробки сканкопій були виявлені будь-які невідповідності в оформленні трудової книжки, змісті записів, то фахівець фонду залишить свій коментар.
Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку
За словами Ілони Елізбарян, відповідальності або санкцій за те, що особа не оцифрувала трудову книжку, немає:
Оцифрування трудової книжки більше стосується вашої безпеки зберігання та підтвердження даних про ваш стаж роботи. Паперова трудова книжка може бути пошкоджена або загублена - в такому випадку доведеться витрачати час на те, щоб зібрати документи, що підтверджують наявність трудового стажу. Тому, щоб убезпечити себе від неприємностей, варто оцифрувати трудову.
Навчалася в Національному юридичному університеті ім. Ярослава Мудрого. Закінчила навчання у 2018 році та після цього працювала в слідчих органах Головного управління Національної поліції в Харківській області.
Згодом почала працювати юристом.
